Иностранный сотрудник в Москве и области: что проверить работодателю после 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года правила учета иностранцев в Москве и Московской области изменились, но не одинаково для всех. Эксперимент с мобильным приложением распространяется на новые категории временно пребывающих иностранцев, а срок прохождения обязательного медицинского освидетельствования для приезжающих более чем на 90 дней сокращен до 30 календарных дней. Работодателю нельзя ограничиться копией паспорта и патента: нужно проверить статус человека, основание его пребывания, адрес, сроки документов и собственные уведомления.

Что изменилось с сентября 2026 года

В Москве и Московской области с 2025 года действует эксперимент по дополнительному учету иностранных граждан. Его участники учитываются через специальные механизмы, включая мобильное приложение, а обычные правила постановки на миграционный учет применяются к ним с особенностями.

С 1 сентября 2026 года к эксперименту присоединили безвизовых иностранцев, которые временно находятся в Москве или области более 90 дней с целью, не связанной с работой. Из этой группы исключены несовершеннолетние, граждане Беларуси и некоторые специальные категории. Для бизнеса это не означает, что каждый иностранный работник «впервые обязан установить приложение»: трудовые мигранты уже входили в эксперимент раньше. Новизна сентября состоит в расширении круга участников.

Отдельное изменение внес Федеральный закон от 10 июня 2026 года № 162-ФЗ. Иностранцы, прибывающие в Россию более чем на 90 дней, должны пройти обязательное медицинское освидетельствование в течение 30 календарных дней. Для работодателя это новая контрольная дата в кадровом досье, хотя пройти процедуру обязан сам иностранный гражданин.

Кого работодателю проверять особенно внимательно

Единый чек-лист для всех иностранцев не работает. Набор документов зависит от гражданства, цели въезда, статуса пребывания и характера отношений с компанией. Ошибка возникает, когда кадровик берет памятку для безвизового работника с патентом и применяет ее к гражданину ЕАЭС, обладателю разрешения на временное проживание или дистанционному специалисту.

Проверка нужна не только строительным компаниям. Риск есть у торговли, производства, общепита, клининга, логистики, складов, сервисных компаний и любого бизнеса, который нанимает иностранцев в штат либо привлекает их по гражданско-правовым договорам.

Отдельно проверьте людей, которые меняют основание пребывания или характер занятости: выпускников, бывших студентов, исполнителей, переходящих в штат, сотрудников после получения РВП или вида на жительство. Старый набор документов может быть подшит в папку, но уже не соответствовать новому статусу. В реестре полезно хранить не только текущую категорию, но и документ, на основании которого она определена.

Какие документы собрать до начала работы

До подписания договора определите правовой статус человека. После этого соберите документы в единое кадрово-миграционное досье и зафиксируйте даты, которые требуют повторной проверки.

1. Документ, удостоверяющий личность. Сверьте написание имени во всех документах, срок действия и перевод, если он нужен.
2. Миграционная карта и цель въезда. Цель должна позволять заявленную занятость, если для конкретной категории закон связывает работу с целью въезда.
3. Документ о миграционном учете или сведения об участии в эксперименте. Для Москвы и области нужно понять, какой механизм учета применяется именно к этому человеку.
4. Патент, разрешение на работу либо документ, подтверждающий право работать без них. Одного устного объяснения кандидата недостаточно.
5. Медицинские документы. Проверьте применимость требования и дату прохождения освидетельствования, не подменяя документы старой справкой.
6. Трудовой договор или договор ГПХ. Условия должны соответствовать реальной работе, территории, функции и режиму взаимодействия.
7. Уведомление МВД. Зафиксируйте дату отправки, способ, подтверждение приема и данные, которые были переданы.

Полезно вести реестр не по папкам, а по событиям: окончание паспорта, патента, регистрации, авансового платежа, договора и предельный срок уведомления. Тогда контроль не зависит от памяти одного кадровика.

Копии нужно сопоставлять с оригиналами и проверять по доступным государственным сервисам. Скриншот результата проверки сохраняют вместе с датой, поскольку состояние документа может измениться. Для массового найма разумно установить правило: ни пропуск, ни доступ к корпоративным системам, ни направление на объект или склад не выдаются до отметки ответственного о завершении проверки.

Где работодатели чаще всего ошибаются

Проверяют документы только в день приема. Законность допуска может измениться уже после подписания договора. Нужны повторные контрольные точки и ответственный сотрудник.

Считают, что за миграционный учет отвечает только арендодатель. Обязанности принимающей стороны зависят от фактических обстоятельств размещения. Компания должна установить, предоставляет ли она помещение, организует ли проживание и какие сведения у нее есть.

Полагаются на подрядчика. Если персонал формально оформлен у контрагента, заказчику все равно стоит проверить договор, допуск на объект или склад и распределение обязанностей. Массовое привлечение людей без документов создает не только миграционный, но и трудовой, налоговый и репутационный риск.

Не сверяют фактическую работу с договором. ГПХ, который по факту маскирует трудовые отношения, способен расширить спор сразу на несколько контуров. Условия оплаты, подчинения, графика и предоставления рабочего места должны соответствовать выбранной модели.

Что делать, если обнаружено нарушение

Не пытайтесь исправить весь пакет одной задней датой. Сначала остановите действия, которые увеличивают риск, затем установите факты: статус иностранца на конкретные даты, кто и когда допустил его к работе, какие уведомления подавались и где он фактически проживал.

После этого разделите ситуацию на четыре части: документы самого иностранца, действия работодателя, обязанности принимающей стороны и отношения с подрядчиком. Для каждого блока нужен отдельный способ исправления. Иногда достаточно корректно подать уведомление и обновить внутренний контроль; иногда требуется приостановить допуск, изменить договорную модель или готовиться к проверке и обжалованию постановления.

Как выстроить контроль без лишней бюрократии

Рабочая система состоит из матрицы статусов, календаря сроков и двухступенчатой проверки перед допуском. Кадровик собирает пакет, а ответственный юрист или руководитель проверяет только спорные статусы и отклонения. Это быстрее, чем повторно разбирать каждую папку после запроса МВД.

Матрица должна отвечать на практические вопросы: кто вправе работать без патента, кому нужен патент и на какой территории, кто проходит медицинское освидетельствование, когда подается уведомление, кто выступает принимающей стороной. Для каждого статуса закрепляют подтверждающий документ и срок следующей проверки. Такой формат позволяет руководителю видеть риск без чтения всей миграционной папки.

В рамках юридического сопровождения бизнеса можно проверить миграционный и кадровый контур, распределить обязанности между HR, бухгалтерией и руководителями подразделений, а также подготовить порядок работы с иностранными сотрудниками и подрядчиками.

Частые вопросы

Нужно ли работодателю устанавливать приложение вместо иностранца?
Нет. Учет ведется в отношении иностранного гражданина. Задача работодателя — проверить законность его статуса и допуска к работе, а не пользоваться приложением за сотрудника.

Отменяет ли участие в эксперименте уведомление о заключении договора?
Нет. Специальный миграционный учет не отменяет самостоятельную обязанность работодателя уведомлять МВД о заключении и прекращении трудового договора или соответствующего договора ГПХ.

Можно ли допустить человека, пока он доносит документы?
Решение зависит от отсутствующего документа и статуса иностранца. Если без него нельзя подтвердить право на работу или законность пребывания, допуск создает самостоятельный риск для компании.

Нужно ли проверять сотрудников подрядчика?
Работодательские уведомления подает подрядчик, но заказчику стоит контролировать законность допуска людей на свою площадку и закрепить документы, гарантии и последствия нарушений в договоре.