Заказчик не подписывает акт: что можно сделать

К чему приводит? После выполнения работ, оказания услуг исполняющая сторона сталкивается с проблемой – заказчик не подписывает акт. Неприятная ситуация, следствием которой могут стать длительное ожидание оплаты, невозможность провести первичные документы в учете, проблемы с налоговой.

Что делать? Чтобы избежать подобных случаев, следует придерживаться некоторых рекомендаций. Можно напоминать забывчивым заказчикам об обязанности подписания акта либо подготовить договор, исключающий подобный исход.

3 основные причины, почему заказчик не подписывает акт

Часто отказ заказчика подписать акт оказанных услуг основан на следующих причинах:

• Персонал заказчика не отправил документы.
• Заказчик имеет претензии к выполненной работе.
• В данный момент заказчик не располагает финансовыми средствами для оплаты работы или попросту не хочет тратить деньги.

В первом варианте подразумевается не отказ заказчика оплачивать услуги. То есть, в данном случае исполнитель получил деньги за работу, но не располагает первичными документами, чтобы оформить доходы надлежащим образом. В оставшихся двух вариантах имеет место конфликт между клиентом и исполнителем работ. Разберём подробнее каждую из вышеуказанных причин.

Персонал решил сэкономить на отправке документов или попросту забыл их переслать

Бывают такие ситуации, когда заказчика полностью устроила выполненная работа. Он перечислил подрядчику деньги и считает сделку завершённой. Исполнители тоже не всегда ответственно относятся к оформлению документов. В такой ситуации подрядчики не переживают, ведь они уже получили деньги за выполненную работу или оказанную услугу. На самом деле, если рассматривать произошедшее с законодательной точки зрения, то нужно понимать, что клиент в любой момент может потребовать назад перечисленные денежные средства.

В этом случае повлиять на клиента достаточно сложно, но можно предпринять ряд действий, которые позволят сократить риски:

• Назначьте человека, который будет следить за возвратом подписанных актов и вести список заказчиков, которые оплатили работу, но не оформили документацию на момент завершения отчётного периода. Вы можете поручить эту функцию кому-либо из штатного персонала или нанять отдельного сотрудника.
• Используйте для отправки документов такой способ, при котором у вас на руках останется официальное подтверждение того, что клиент получил бумаги. Для этого отправляйте акты заказными письмами, курьерской службой или при помощи электронного документооборота. В последнем случае дата и время отправки и получения бумаг фиксируется автоматически. При таком подходе в случае возникновения спорных ситуаций у вас на руках будут доказательства того, что заказчик не хочет подписывать акт выполненных работ.
• Постарайтесь выяснить причины задержки подписания акта мирным путём. Для этого свяжитесь с контрагентом и объясните ему ситуацию. Расскажите о том, что в случае налоговой проверки вы не сможете подтвердить выполнение заказа, ведь для этого требуется оформить документы надлежащим образом.
• В некоторых случаях договор между клиентом и подрядчиком включает в себя условие о том, что в случае, когда заказчик не подписывает акт, сделка автоматически считается состоявшейся. Если в вашем договоре нет такого условия, то отправьте клиенту письмо с претензией. Оно должно содержать требования принять работу и подписать бумаги. Кроме того, в претензии нужно указать, какой срок вы даёте заказчику на выполнение означенных условий, а также то, что в случае отказа работы будут приняты в одностороннем порядке.
• Крайней мерой при отказе заказчика подписывать акт выполненных работ является обращение в суд.

Заказчик в данный момент не располагает финансовыми средствами для оплаты работы или просто хочет сэкономить

В некоторых случаях заказчик отказывается подписывать акт выполненных работ, чтобы отсрочить перевод денежных средств или вовсе избежать его. При возникновении такой ситуации можно взыскать деньги с клиента в судебном порядке. Для этого выполните следующие шаги:

• Уведомите клиента в письменном виде об окончании работ или об оказании услуги.

В уведомлении обозначьте срок, в течение которого заказчик должен осмотреть результат работы подрядчика и подписать акт выполненных работ/оказанных услуг. Исполнитель не может ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приемки.

Используйте такой способ отправки бумаг, при котором у вас на руках останется документальное подтверждение того, что клиент получил уведомление. Пакет документов должен содержать два экземпляра акта выполненных работ с указанием их количества и стоимости, а также исполнительскую документацию, если она была необходима в процессе реализации поставленной задачи.

• В назначенную дату проведите комиссию по приёмке работ.

Если заказчик или его представители не пришли на это мероприятие, то подрядчик вправе составить акт и принять работы в одностороннем порядке без участия клиента. Для строительного подряда это установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии.

• После проведения комиссии отправьте заказчику следующий пакет документов: акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и досудебную претензию.

Должно быть чётко указано требование оплатить работу. Обязательно сохраняйте документальное подтверждение получения бумаг клиентам.

• Если заказчик отказывается подписывать акт и не реагирует на досудебную претензию, то перед обращением в соответствующую инстанцию соберите доказательства того, что работы были выполнены.

Кроме того, найдите информацию о рыночной стоимости выполненного заказа, а также подготовьте переписку с заказчиком как косвенное доказательство существующей договорённости.

• Подайте исковое заявление в суд с требованием взыскать оплату за оказанные услуги или выполненные работы.

К иску приложите акт, подписанный в одностороннем порядке, и все имеющиеся доказательства того, что работы были выполнены, а их объём и качество соответствуют согласованной с клиентом стоимости.

Заказчик недоволен выполненной работой

Что делать, если акт не подписан заказчиком по причине его недовольства результатом работы? Если заказчик не подписывает акт выполненных работ по причине недовольства результатом, а вы уверены в том, что всё сделано в соответствии с заявленными требованиями, то сформируйте двустороннюю комиссию. В неё должны входить представители клиента и подрядчика. Задача этой комиссии — осмотреть результат работы, выявить её недостатки и составить акт с указанием сроков их устранения.

В случаях, когда стороны не могут договориться о подписании акта приёма-передачи мирным путём, обращение в суд неизбежно. При этом подрядчик обязан доказать, что работы были выполнены качественно и в срок, а клиент — наличие недоработок или нарушение пунктов соглашения.

Превентивные меры и судебная практика

Чтобы избежать ситуации, когда заказчик не подписывает акт оказания услуг, следует минимизировать риски ещё на этапе оформления договора. Включите в соглашение следующее условие: «Непредоставление в течение определенного срока с момента предоставления акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным».

Кроме того, дополните договор на выполнение работ или оказание услуг пунктом об установлении конкретного срока для направления мотивированного отказа от подписания акта заказчиком. Обозначьте, что после истечения этого срока работы или услуги считаются выполненными или оказанными и подлежат оплате.

Своевременное включение в договор нужных условий станет свидетельством в вашу пользу в суде при возникновении спорной ситуации, а также обеспечит обоснование для составления бухгалтерской документации.

Так, в Определении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 № 305-ЭС19-9109 по делу № А40-63742/2018 отражено: выводы судов об отсутствии оснований для взыскания задолженности на основании оценки одного доказательства — акта о сверке — не являются законными, поскольку подрядчиком заказчику направлены уведомление о необходимости приемки работ и акт о приемке выполненных работ, а мотивированный отказ от его подписания отсутствует.

В материалах данного дела присутствовал подписанный акт сверки, в котором соответствующие суммы (за оспариваемый результат работ) не были отражены. Однако документально подтвержденный факт направления акта выполненных работ и отсутствие мотивированного отказа от его подписания позволили исполнителю признать юридическую силу за односторонним актом.

Аналогичная позиция (о действительности односторонних актов выполненных работ при отсутствии мотивированного отказа от их подписания) отражена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 04.03.2019 № Ф02-6708/2018 по делу № А69-343/2018 (Определением ВС РФ от 09.07.2019 № 302-ЭС19-10069 было отказано в передаче указанного дела на пересмотр).

В Постановлении АС Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-39110/2018 по делу № А65-12003/2018 суд определил, что в случае, если у подрядчика, исходя из конкретных обстоятельств, имеются основания для подписания акта в одностороннем порядке, данный акт является надлежащим документом до момента признания его судом недействительным. Таким образом, подрядчик обязан исчислить НДС и отразить соответствующие суммы для целей налогообложения прибыли на основании одностороннего акта.

Очевидно, что судебная практика предполагает презумпцию действительности за односторонними актами до того момента, как они будут признаны недействительными в суде.

В каком случае акт, подписанный одной стороной, будет иметь юридическую силу

Если подрядчик оформил акт выполненных работ в одностороннем порядке, ему нужно соблюсти несколько условий, чтобы данный документ имел юридическую силу:

• Акт должен быть подписан подрядчиком в той форме, которая обозначена в договоре.
• Необходимо направить клиенту уведомление о выполнении работ и предложение явиться в обозначенные договором сроки для приёмки заказа. Сохраните подтверждение получения указанных бумаг.
• Нужно направить клиенту акт выполненных работ. Как и в предыдущем случае, вам понадобится документальное подтверждение того, что бумаги были отправлены и заказчик их получил.
• Подрядчик должен подписать и направить в адрес заказчика полный пакет документов, необходимость составления которых предусмотрена заключенным между сторонами соглашением (например, исполнительной документации) или законом. Если для акта выполненных работ предусмотрена форма КС-2, то необходимо также подписание и направление Справки о стоимости выполненных работ КС-3.
• Отсутствие мотивированного отказа со стороны заказчика.

Для того чтобы минимизировать риски возникновения ситуации, когда заказчик не подписывает акт выполненных работ, нужно ещё на этапе составления соглашения грамотно оформить договор и включить в него условия, защищающие исполнителя от немотивированного отказа.