Как заказчику работать с самозанятым подрядчиком

Найм сотрудников по трудовому договору сопряжён с рядом сложностей. На плечи работодателя в этом случае ложится обязанность регулярной выплаты страховых взносов, НДФЛ за каждого работника, заработной платы, а также взаимодействие с государственными органами.

Трудовые отношения с самозанятыми устроены намного проще. Кроме того, работа с  самозанятыми обходится дешевле. Далее мы рассмотрим особенности, плюсы и минусы сотрудничества с самозанятыми работниками.

Кому подойдёт сотрудничество с самозанятыми?

Привлечение самозанятого сотрудника для юридических лиц имеет ряд преимуществ:

• налоговая нагрузка становится ниже, так как налог на профессиональный доход самозанятые уплачивают за себя самостоятельно;
• с выплат самозанятым не требуется перечисления страховых и пенсионных взносов;
• нет необходимости в кадровом документообороте, что уменьшает количество отчётности.

Однако делегировать задачи самозанятому работнику получится не всегда. Чтобы не было злоупотреблений со стороны юридических лиц этим правом, ФНС установлены некоторые ограничения.

Если налоговая служба выявит, что фактически с самозанятыми установлены трудовые отношения, компании потребуется за каждого такого работника сделать страховые взносы, а также выплатить НДФЛ, штрафы за их несвоевременную выплату, перечислить пени в соответствии с суммой задолженности.

Это сделано для того, чтобы полноценные трудовые отношения не подменялись гражданско-правовым договором.  В случае нарушений установлены штрафы:

• 5–10 тысяч рублей — для ИП;
• 10–20 тысяч рублей — для должностных лиц;
• 50–100 тысяч рублей — для юридических лиц.

ФНС может расценивать отношения с самозанятым как трудовые в следующих случаях:

• продолжительное сотрудничество с самозанятым (3 или более месяцев подряд);
• самозанятому регулярно перечисляются выплаты на протяжении долгого времени;
• выплачиваются примерно равные суммы 2 раза в месяц;
• самозанятый на протяжении долгого времени получал выплаты только от одного заказчика;
• используется одно техническое устройство, чтобы массово зарегистрировать доход для разных исполнителей;
• чеки по услугам самозанятых формируются с одного  и того же технического устройства;
• для регистрации работников как самозанятых используется один адрес электронной почты;
• сотрудники массово переводятся в другую компанию в качестве самозанятых;
• массовая регистрация сотрудников компании в качестве самозанятых;
• выявлен факт сотрудничества самозанятого с бывшим работодателем до истечения 2 лет с момента увольнения;
• для регистрации статуса самозанятого используется одно устройство.

Внимание налоговых органов также может привлечь следующее:

• выплаты самозанятым производятся синхронно с перечислением зарплаты штатным сотрудникам;
• не установлено чётких ограничений по объёму выполняемых работ;
• бессрочные договоры с самозанятыми;
• самозанятый подчиняется распорядку компании;
• был заключён договор материальной ответственности;
• самозанятому предоставляется место для работы или оборудование со стороны заказчика.

Плюсы и минусы работы с самозанятыми

Выделим основные преимущества и недостатки такого вида трудовых отношений.

Главные плюсы — это:

• никаких налогов дополнительно платить не придётся, нужно оплатить лишь оговоренную сумму за работу (в случае работы со штатным сотрудником работодатель помимо заработной платы должен также оплатить 13% НДФЛ);
• отсутствие страховых взносов — не нужно отчислять 30% от зарплаты на ОМС, ОПС и ВНиМ;
• нет необходимости платить за полный рабочий день — оплачивается установленный объём работы.

Однако есть и минусы:

• исполнитель не сообщил о том, что он не самозанятый. В некоторых случаях он сам может не знать об этом — иногда статус самозанятого может быть утрачен (например, при превышении лимита дохода 2,4 млн рублей в год), а налоговая не высылает уведомления об этом. Так или иначе, если налоговая выявит, что оплата была сделана физическому лицу, и налог не был уплачен, ФНС может обязать юридическое лицо выплатить 13% НДФЛ, внести страховые взносы за весь период взаимодействия, заплатить штрафы и пени за просрочку при уплате налога;
• у ФНС могут возникнуть подозрения, что юридическое лицо уклоняется от уплаты налогов и подменяет трудовые отношения гражданско-правовым договором (факторы, влияющие на это, мы рассмотрели выше);
• есть риск блокировки счёта при переводах физлицам (если банк заметит, что юрлицо часто делает переводы физическим лицам без уплаты налогов, могут возникнуть неблагоприятные последствия, вплоть до блокировки расчётного счёта).

Тем не менее, если соблюдать установленные правила, проблем возникнуть не должно. Главное — не пытаться «обхитрить» налоговую, пытаясь нанимать полноценных сотрудников под видом самозанятых.

Как взаимодействовать с самозанятыми в 2025 году?

Чтобы не возникало проблем при работе с самозанятыми, рассмотрим важные нюансы взаимодействия с ними.

Обратите внимание — для ИП на патенте не предусмотрено право привлечения субподрядчиков ИП или ООО. Это закреплено в статье 346.43 Налогового кодекса РФ. Кроме того, организации на УСН и ОСНО также делают ошибки при оформлении отношений с самозанятыми, из-за чего они могут быть переквалифицированы в трудовые согласно статье 15 ТК РФ.

У налоговой могут появиться вопросы, если:

• самозанятость была зарегистрирована непосредственно перед началом работы;
• исполнитель сотрудничает только с одним заказчиком;
• сотрудничество продолжается более 1 года;
• длительное сотрудничество с самозанятым (3 месяца и больше);
• исполнителю выплачивается фиксированная плата каждый месяц.

Также подозрения может вызвать сотрудничество работника в качестве самозанятого с бывшим работодателем (если после увольнения прошло менее 2 лет) и другие факторы, которые мы рассматривали выше.

Необходимо, чтобы рабочие отношения с самозанятым не подпадали под эти критерии, иначе есть риск их переквалификации в трудовые. В этом случае юридическое лицо должно будет выплатить дополнительные начисления согласно статье 122 Налогового кодекса РФ.

Важно: договорные отношения с самозанятыми должны быть корректно оформлены юридически, также должен быть прописан порядок выплаты вознаграждений.

Если же трудовые отношения с самозанятым подпадают под какой-либо из признаков, описанных выше, лучше оформить сотрудника в штат по трудовому договору.

Когда юридическое лицо может без опасений сотрудничать с самозанятыми?

Привлечение самозанятого — отличный вариант в случае:

• Проектной работы. Например, появились какие-либо единичные задачи, которые требуют привлечения дополнительных исполнителей. Например, нужно разработать сайт, логотип, наполнить рекламный блог статьями, разработать дизайн интерьера для кафе, убрать офис после ремонта и т.д. Во каждом из этих случаев бизнес может привлечь самозанятого для работы над конкретным проектом и сделать оплату после его завершения.
• При нерегулярной загрузке. Например, в период высоких продаж бизнесу могут потребоваться дополнительные рабочие руки. Например, курьеры и т.п. Также компания может привлечь самозанятых для работы над каким-либо масштабным проектом — например, для консультации по юридическим вопросам, оказания бухгалтерских услуг и др. Главное условие — самозанятый не должен подменять  сотрудника, с которым заключён трудовой договор. Самозанятых следует привлекать только для выполнения конкретных задач.

Читайте также

Личный кабинет налогоплательщика юридического лица

Подробнее

Проверка самозанятого

Сотрудничество с самозанятыми в некоторых случаях сопряжено для юридических лиц с некоторыми рисками. Поэтому перед привлечением такого сотрудника рекомендуется проверить его.

1. Убедитесь, что исполнитель действительно является самозанятым

Для этого следует проверить его статус плательщика НПД. Это можно сделать на официальном сайте ФНС в разделе проверки статуса налогоплательщика НПД. Для этого нужно указать актуальную дату запроса (текущую или ту, когда вы сотрудничали с исполнителем ранее) и ввести ИНН исполнителя.

Если выяснится,  что исполнитель — обычное физическое лицо, компанию после перевода денежных средств могут ожидать неприятные последствия, так как юрлицо становится в данном случае налоговым агентом. Это означает, что на компанию ложится ответственность по перечислению налогов и взносов за физлицо. Проверка статуса плательщика НПД поможет избежать этой ситуации.

Также можно убедиться в том, что у исполнителя есть статус самозанятого можно, запросив у него самого справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД.

2. Убедитесь, что исполнитель не является действующим или бывшим сотрудником компании

Работника, с которым подписан трудовой договор, нельзя дополнительно привлечь к решению какой-либо задачи этой компании в качестве самозанятого. Также не получится сотрудничать с ним, если он работал в компании ранее, и с момента увольнения ещё не прошло 2 года.

3. Убедитесь, что нужную вам задачу самозанятый имеет право выполнять

Есть перечень работ и услуг, которые нельзя предлагать, находясь в статусе самозанятого. Соответственно, заказчик также не может привлечь самозанятого для выполнения таких задач.

К запрещённой деятельности в этом статусе относится:

• продажа подакцизных или подлежащих маркировке товаров;
• предоставление услуг по агентскому договору;
• заработок на комиссиях по договору поручения;
• добыча и реализация полезных ископаемых;
• перепродажа товаров, произведённых кем-либо ещё (не самозанятым).

Если выяснится, что самозанятый получает доход с запрещённой деятельности, у этого могут быть неприятные последствия как для компании, так и для самозанятого. Статус самозанятого в этом случае аннулируется, а компания должна будет выплатить все необходимые налоги и взносы, как при сотрудничестве с физическим лицом.

Этапы сотрудничества с самозанятым — как сделать всё правильно?

1. Заключение договора

Трудовые отношения с самозанятыми регулируются гражданско-правовым договором. Если он составлен правильно, права и обязанности сторон будут надёжно защищены, а риски переквалификации ГПХ-договора в трудовой — минимальны.

Заключение договора даёт право на выплату неустойки при нарушении условий сотрудничества. Также юрлицо с его помощью может доказать отсутствие трудовых отношений с контрагентом. Договор служит гарантией и для самозанятого — например, если заказчик откажется от оплаты услуг или занизит вознаграждение.

Обратите внимание: составляя договор, важно не использовать формулировки, указывающие на трудовые отношения. Например, такие слова, как: работодатель, оклад/заработок/заработная плата/зарплата, работник/сотрудник, работа, рабочий график/смена, замечание, выговор.

В гражданско-правовых отношениях нельзя называть исполнителей работниками или для обозначения сотрудничества с самозанятым употреблять формулировки «принять/оформить на работу», «найм/оформление на работу самозанятого сотрудника/работника», иначе налоговая это может расценить как признак трудовых отношений.

2. Описание объёма работ

Составление задания — необязательный этап, но он поможет снизить риск переквалификации договора в трудовой, а также зафиксировать договорённости с самозанятым.

При составлении задания, как правило, указывают:

• перечень услуг/работ, которые исполнитель обязуется оказать заказчику;
• результат выполнения услуг/работ;
• определённые требования, критерии выполнения задачи;
• срок оказания услуг;
• стоимость услуг.

Обратите внимание — следует устанавливать оплату не за часы, а за определённых результат. Это поможет избежать спорных ситуаций.

3. Подписание акта

К этому шагу переходят после оказания объёма услуг, предусмотренного договором. В акте указывают:

• название документа и дату его составления;
• наименование заказчика, ФИО исполнителя;
• перечень работ/услуг,
• сумма оплаты, включая НДС;
• подписи сторон или их представителей;
• печати заказчика/исполнителя (при наличии).

Этот документ также необязателен, но хорошо, если он будет, так как в спорных ситуациях может служить дополнительным доказательством того, что услуги предоставлялись в соответствии с требованиями гражданско-правового договора.

Также акты фиксируют факт полного предоставления услуги надлежащим образом и в срок. Для самозанятого они служат доказательством, что все задачи были им выполнены.

Есть и другие ситуации, когда подписание акта становится особенно важным:

• при сотрудничестве компании и самозанятого на постоянной основе. Налоговая пользуется специальной системой, следящей за периодичностью выплат самозанятым. Если выявляется факт регулярных переводов определённой суммы самозанятому, возможна проверка со стороны налоговой. Акты в этом случае являются доказательством, что компанией оплачивается определённый результат, установленный объём работ, что и прописывается в актах с указанием определённой суммы и конкретных сроков.
• если требуется контроль качества услуг. Если услуги оказаны не в полном объёме или не соответствуют установленным критериям, заказчик может не подписывать акт. Это служит гарантией, что исполнитель безвозмездно устранит недостатки.

4.  Оплата работ

Вознаграждение самозанятым может выплачиваться разными способами:

• наличными;
• с использованием безналичного расчёта;
• посредством платформ сотрудничества с самозанятыми.

Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

1. Наличными. Удобный вариант при личном взаимодействии с исполнителем. Однако при наличных платежах действует ограничение: цена работ/услуг не должна превышать 100 тыс. руб. В этом случае деньги выдаются из кассы, оформляется расходный кассовый ордер, а затем вносится платёж в кассовую книгу.
2. Безналичная оплата. Хорошо подходит для дистанционного взаимодействия с контрагентами. При этом отсутствуют какие-либо ограничения по объёму выплат. Однако есть один нюанс: ИП и организации в форме ООО должны производить оплату по реквизитам, перевод по номеру банковской карты не подойдёт. Реквизиты счёта можно запросить у самозанятого — подойдёт тот счёт, к которому у исполнителя привязана карточка.Также самозанятого можно попросить сформировать счёт на оплату (функция доступна в приложении «Мой налог») — это облегчит оформление платежа. Счёт можно сформировать в приложении.
3. Через посреднические платформы. Этот вариант удобен, если компания сотрудничает с большим количеством самозанятых. Функционал таких платформ предусматривает автоматическое формирование актов, платёжных документов, чеков, массовые выплаты. К таким платформам относится, например, «Консоль.Про».

В этом случае всё взаимодействие с исполнителем происходит через платформу. Самозанятый указывает свои реквизиты для оплаты, акты подписываются им также на платформе. Заказчик со своей стороны автоматически формирует акты и также подписывает их на платформе с помощью ЭЦП. После подписания акта сторонами исполнитель получает оплату за оказанные услуги, а заказчик — чеки, сформированные автоматически.

5. Формирование чека

Заключительный этап, подтверждающий, что все услуги были оказаны -формирование чека самозанятым. На этом этапе исполнитель формирует чек после выплаты вознаграждения, фиксируя тем самым свой доход в налоговой.

Для компании чеки также служат подтверждением, что она сотрудничает с самозанятым, а не укрывается от уплаты налогов. В налоговую при этом предоставляется именно чек, другой документ не подходит.

Поэтому в договоре рекомендуется фиксировать, как именно самозанятый будет передавать вам чеки. По закону они могут быть предоставлены как в электронном виде, так и в бумажном.

Распечатанный чек самозанятый может переслать почтой или отдать лично заказчику, если есть такая возможность. Электронный чек можно отправить по электронной почте, сообщением в мессенджере или через SMS.

Чтобы обезопасить себя, в договоре также можно прописать ответственность за невыдачу чека, например, штраф. Также при получении чека рекомендуется проверить его подлинность (например, отсканировав его QR-код) и отсутствие в нём ошибок (убедитесь, что ИНН компании, сумма, наименование товара и услуги указаны верно).

• ИНН должен быть указан без ошибок, иначе не получится подтвердить, что это чек за услуги, предоставленные именно вашей компании;
• сумма также должна быть указана полностью и соответствовать сумме, выплаченной исполнителю до уплаты им НПД;
• в наименовании товара/услуг также не должны использоваться термины, характерные для деятельности по трудовому договору (были рассмотрены выше).

Если чек был сформирован с ошибками, самозанятый может аннулировать его в приложении «Мой налог» и сформировать заново.

Чеки — это первичные документы, подтверждающие факт оплаты. Компаниям рекомендуется хранить их 5 лет в электронном или бумажном виде.

Итак, выше мы рассмотрели особенности работы с самозанятыми, плюсы и минусы такой формы сотрудничества, а также все этапы взаимодействия при оказании услуг или выполнении работ: от проверки и заключения договора до формирования чека. Надеемся, этот материал был полезен для вас!

Автор статьи

Редакция сайта ru-biss.ru

Понравилась статья? Поделитесь: